《学生档案归档材料移交清单》填写说明

1.“学院”填写学院全称，例如“数学与计算机学院”。

2.“专业”填写专业全称，例如“数学与应用数学专业”。

3.“年、班级”填写年班级，例如“2016.01”。本科生按照入学年份和班级填写，研究生只填写入学年级。

4.“学号”按“学籍表”进行填写。

5.“姓名”按“居民身份证”进行填写。

6.“性别”按“居民身份证”进行填写。

7.“材料号”中的阿拉伯数字：

 1 代表“入学材料”

 2 代表“学习材料”

 3 代表“学籍材料”

 4 代表“鉴定材料”

 5 代表“实习材料”

 6 代表“毕业材料”

 7 代表“学位材料”

 8 代表“奖励材料”

 9 代表“处分材料”

 10 代表“组织材料”，其中：①入团材料在入党材料前，②“入团志愿书”在前，其他入团材料按时间排序；③入党志愿书在前，其他入党材料按时间排序。

 11 代表“体检材料”

 12 代表“出国（出境）材料”

 13 代表“应征入伍等其他材料”

注：阿拉伯数字“.0001”为1—14中具体材料的顺序号（单元格格式须为数字，且小数位数为“4”）示例1.0001、1.0021。

8. “材料类别”按照下拉菜单进行选择，并与“材料名称”的内容相对应。分类标准详见《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》（吉教学[2018]30号）第十条。

注：新生入学统一归档时，材料均为“入学材料”。

9.“材料名称”按照归档材料的“文件标题”进行填写。

10.“责任者”按照归档文件的签章单位填写，其中“自传”填写本人。

11.“文件规格”按照下拉菜单进行选择，例如“入党志愿书”选择“制式文件”。

12.“文件日期”按照形成材料的形成时间填写。以国际标准日期表示法标注年月日（单元格格式须为数字，且小数位数为“0”），例如“19990909”（《归档文件整理规则》DA/T 22-2015）。

注：如材料中日期只有年月，写六位数字例如“202312”；如材料中日期只有年，写四位数字例如“2023”；如材料中无日期，不填，并在备注列备注“无日期”。

13.“件数”按照实际情况填写，一般为“1”（即存1份）。

14.“页数”按照实际情况填写，须与纸质档案页数一致。其中：制式文件（例如“本科毕业生登记表”）按照文件尾页的页号进行填写，非制式文件按照有字的页面（带字的算1页）进行统计。

15.“移交人”为辅导员老师。

16.“移交时间”按照实际情况进行填写，以国际标准日期表示法标注年月日，例如“20200609”。

17.“接收人”经档案馆审核同意接收后，由审核人填写。

18.“接收时间”经档案馆审核同意接收后，由审核人填写。

19.“存址”，经档案馆审核同意接收后，由审核人填写。

20.“归档单位”填写单位名称，例如“数学与计算机学院”。