各学院：

为了做好2023届毕业生档案的邮寄工作，现将档案邮寄工作流程和注意事项通知如下：

一、领取入学材料

学院打印毕业生名单（栏目名称：序号、学号、姓名和备注）来馆领取学生档案，在“备注”中标明转专业等学籍变动情况。

二、收集档案材料

1.收集在校期间形成的档案材料。

2.注意事项：

（1）须是学生本人的档案材料；

（2）档案材料须真实有效，公章、签名和时间等齐全。

三、著录档案材料（两种方式任选其一）

1.按件填写学生档案目录一式三份（两份装袋、一份给档案馆），按人填写转递单。

2.按件著录学生档案材料，经档案馆审查合格后导入“学生档案管理系统”，学院批量下载和打印学生档案目录（一式两份）、转递单。

3.注意事项：

（1）档案材料须是学生本人的；

（2）档案目录须是学生本人的；

（3）档案目录与档案材料一致；

（4）转递单与档案目录、邮寄信息一致；

（5）考取本校全日制研究生的，须按件著录档案材料（归入“入学材料”），学院验证学籍后移交给档案馆；

（6）检查无误后，将目录和材料装入学生本人的档案袋内。

四、收集邮寄信息

1.毕业生向学院提交档案接收单位的名称、地址、联系人和联系电话；

2.转递到长春市人才服务中心的，须填写长春市人才中心下发的《存档人员统计表》（具体要求另行通知）；

3.留档的学生，须签署留档协议（一式三份）；没有留档协议的，档案馆不接收档案。

4.注意事项：

（1）档案去向与派遣信息一致（工作单位不接收档案的，须是生源地或工作地的人才服务中心）；

（2）分别写清档案接收单位的名称和地址；

（3）考取硕师计划的毕业生，档案须转递到签约单位；

（4）改派的学生，自第二次邮寄始自付邮费；

（5）留档和校内转递的，在备注中标明。

五、汇总邮寄信息

1.学院汇总邮寄信息，检查无误后移交给档案馆；

2.档案馆汇总就业处的派遣信息和学院的邮寄信息，联系邮局制作转运单和回执单。

3.注意事项：

（1）接收单位的名称要准确；单位拒收的，由学生本人负责；

（2）接收单位的地址、联系人和联系电话要准确；影响投递或回执的，由学生本人负责。

六、邮寄学生档案

1.学院为档案袋（内附学生档案目录）贴封条、盖转递章，在回执单上签署经手人姓名、盖转递章；

2.学院将学生档案袋和档案目录装入邮政袋加封后盖转递章，正面贴转运单、背面贴回执袋（内附回执单）。

4.注意事项：

（1）邮政袋的转运单、档案袋与回执单须是同一个（批）人的；

（2）邮局每天上下午各转递一次学生档案（送转运单、回执单和取件）。

七、查询邮寄信息

1.邮局取件后，档案馆将运单号、回执号发给学院，由学院通知毕业生查询档案邮寄情况；

2.档案馆将邮寄信息上传至“毕业生档案去向查询系统”（一周内），方便毕业生查询个人档案转递信息。

八、下载工作表格（下载专区/归档文件）：

1.吉林388vip太阳集团学生档案转递信息汇总表；

2.本科学生档案目录（2020年表）；

3.研究生档案目录（2020年表）；

4.《吉林388vip太阳集团学生档案材料转递单》套表；

5.留档协议书。

6.注意事项：

（1）单独的《吉林388vip太阳集团学生档案材料转递单（附回执单）》在下载专区/用档文件中。

（2）填写EXCEL表格时不要修改公式，否则会影响自动填写的栏目。

（3）请到指定网址下载工作表格。

注：在带下划线的文字处，按Ctrl并单击可访问链接。

吉林388vip太阳集团档案馆

2023年5月11日