各学院：

为做好2024届毕业生档案的邮寄工作，现将有关工作流程和注意事项通知如下：

一、领取入学材料

学院打印2024届毕业生名单来馆领取学生档案，在“备注”中标明转专业等学籍变动情况，工作表格下载地址：

/dag/info/1073/1592.htm

二、收集档案材料

1.收集在校期间形成的档案材料。

2.注意事项：

（1）须是学生本人的档案材料。

（2）档案材料须真实有效，公章、签名和时间等要素须齐全。

三、著录档案材料

1.按件填写学生档案目录一式三份（两份装袋、一份给档案馆），按人填写转递单。

2.工作表格下载地址：

（1）《吉林388vip太阳集团本科学生档案目录》（2024年表）下载地址：

/dag/info/1072/1450.htm

（2）《吉林388vip太阳集团研究生档案目录》（2024年表）下载地址：

/dag/info/1072/1452.htm

（3）《吉林388vip太阳集团学生档案材料转递单》（套表）下载地址：

/dag/info/1072/1321.htm

3.注意事项：

（1）档案目录和档案材料须是学生本人的。

（2）档案目录与档案材料须一致。

（3）转递单与档案目录、邮寄信息一致。

（4）考取本校全日制研究生的，须按件著录档案材料（归入“入学材料”），学院注册学籍后移交给档案馆。

（5）检查无误后，将目录和材料装入学生本人的档案袋内。

3.研究生以下材料汇同《学籍表》由学院于2025年另存教学档案一份，具体要求参见《关于做好2023年档案移交工作的通知》。

（1）攻读硕（博）士学位研究生录取登记表

（2）吉林388vip太阳集团研究生登记表

（3）吉林388vip太阳集团研究生成绩单

（4）吉林388vip太阳集团硕（博）士学位申请书

（5）吉林388vip太阳集团硕（博）士学位论文评阅书

（6）吉林388vip太阳集团论文答辩情况和学位授予决议书

（7）吉林388vip太阳集团研究生毕业登记表

四、收集邮寄信息

1.毕业生向学院提交档案接收单位的名称、地址、邮政编码、接档人和电话（须是接档单位、不是学生本人或亲属）、档案转递编号、就业单位的名称和地址等基本信息。

2.留档的学生，须签署《留档协议书》（一式三份）；未签留档协议的，档案馆不接收档案，《留档协议书》下载地址：

/dag/info/1029/1240.htm

3.注意事项：

（1）毕业生要写清档案接收单位和就业单位的名称及地址，接档人的姓名和电话要准确；因信息错误影响档案投递或回执的，由学生本人负责。

（2）考取硕师计划的毕业生，档案须转递到签约单位。

（3）工作单位不接收档案的，档案转递至生源地或工作地的人才服务中心。

（4）留档和校内转递的，在备注中标明。

五、汇总邮寄信息

1.学院汇总邮寄信息，填写《吉林388vip太阳集团学生档案转递信息汇总表》，检查无误后移交给档案馆；转递到长春市人才服务中心的，还须填写《高校毕业生存档人员统计表》，工作表格下载地址：

（1）《学生档案转递信息汇总表》下载地址：

/dag/info/1029/1231.htm

（2）《高校毕业生存档人员统计表》下载地址：

/dag/info/1072/1463.htm

2.档案馆汇总学院的邮寄信息，联系邮局制作转运单和回执单。

3.注意事项：

（1）长春市城区不包含双阳区、九台区、榆树市、德惠市、农安县、公主岭市，如长春市第150中学、第151中学等。

（2）生源地非长春城区、户口现为长春城区的，需要提供户口簿中户主和本人所在页的复印件（随统计表一起交给档案馆)。

六、邮寄学生档案

1.学院为档案袋（内附学生档案目录）贴封条、盖转递章，在回执单上签署经手人姓名、盖转递章；

2.学院将学生档案袋和档案目录装入邮政袋加封后盖转递章，正面贴转运单、背面贴回执袋（内附回执单）。

3.注意事项：

（1）邮政袋的转运单、档案袋与回执单须是同一个（批）人的；

（2）邮局每天上下午各转递一次学生档案（送转运单、回执单和取件）。

七、查询邮寄信息

邮局取件后，档案馆将邮寄信息上传至“毕业生档案去向查询系统”，一周后可登陆系统查询转递信息，查询地址：

/dag/index/dayd.htm

八、工作提示

1.由于学校只为毕业生支付一次档案邮寄费用，退档的，自第二次邮寄起自付邮费；提前调档的，自付邮费（剩余档案由学校支付邮费）。

2.提前邮寄的档案，由学院统一填报《毕业生提前邮寄档案汇总表》，工作表格下载地址：

/dag/info/1072/1325.htm

3.请到指定网址下载工作表格。

4.填写EXCEL表格时不要修改公式，否则会影响自动填写的栏目。

吉林388vip太阳集团档案馆

2024年5月24日