各学院：

  为做好2025届毕业生档案的邮寄工作，现将有关工作和注意事项通知如下：

一、领取入学材料

  学院打印2025届毕业生名单来馆领取学生档案，在“备注”中标明转专业等学籍变动情况，工作表格下载地址：

      /dag/info/1073/1592.htm

二、收集档案材料

  1.收集在校期间形成的档案材料。

  2.注意事项：

  （1）须是学生本人的档案材料。

  （2）档案材料须真实有效，公章、签名和时间等要素须齐全。

三、著录档案材料

  1.按件填写学生档案目录一式三份（1份装入学生档案袋、1份邮寄当天装入邮政袋、1份给档案馆），按人填写转递单。

  2.工作表格下载地址：

  （1）《吉林388vip太阳集团本科学生档案目录》（2024年表）下载地址：

      /dag/info/1072/1450.htm

  （2）《吉林388vip太阳集团研究生档案目录》（2024年表）下载地址：

      /dag/info/1072/1452.htm

  （3）《吉林388vip太阳集团学生档案材料转递单》（套表）下载地址：

      /dag/info/1072/1321.htm

  3.入党积极分子和党员档案按照党委组织部印制的封皮装订成册并按件填写至学生档案目录中，无需单独装袋及邮寄。

  4.注意事项：

  （1）档案目录和档案材料须是学生本人的。

  （2）目录模板为参考样本，学院须根据实体档案逐人逐项著录，保证档案目录与档案材料一致。

  （3）转递单与档案目录、邮寄信息一致。

  （4）考取本校全日制研究生的，录取学院注册学籍后按件著录档案材料（归入“入学材料”），统一移交给档案馆。

  （5）检查无误后，将目录和材料装入学生本人的档案袋内；档案袋若有破损，应更换新袋。

四、收集邮寄信息

  1.毕业生向学院如实提交档案接收单位的名称、地址、邮政编码、接档人姓名及电话（是接档单位、不是学生本人或亲属）、档案转递编号、就业单位的名称、地址等基本信息。

  2.升学的毕业生因录取院校假期无法接收档案时，由学院封装完毕移交给档案馆，暑假开学后统一邮寄。

  3.留档的学生，须签署《留档协议书》（一式三份）；未签留档协议的，档案馆不予接收，转递至生源地的人才服务中心；组织关系迁出的预备党员，不予留档。《留档协议书》下载地址：

      /dag/info/1029/1240.htm

  4.注意事项：

  （1）毕业生要写清档案接收单位和就业单位的名称及地址，接档人的姓名和电话要准确；因信息错误影响档案投递或回执的，由学生本人负责。

  （2）考取硕师计划的毕业生，档案须转递至签约单位。

  （3）工作单位不接收档案的，档案转递至户籍地或工作地的人才服务中心。

  （4）毕业生报送邮寄信息前，须咨询档案接收单位的要求，避免被退档。如长沙市雨花区人力资源公共服务中心要求快递单上贴其提供的编码。

  （5）留档、校内转递和推迟邮寄的（升学），在备注中标明。

五、汇总邮寄信息

  1.学院汇总本科、研究生、二学位毕业生的邮寄信息，统一填写《吉林388vip太阳集团学生档案转递信息汇总表》，检查无误后移交给档案馆。《学生档案转递信息汇总表》下载地址：

      /dag/info/1029/1231.htm

  2.档案馆汇总学院的邮寄信息，联系邮局制作转运单和回执单。

六、邮寄学生档案

  1.按照《教育部办公厅、人力资源社会保障部办公厅、国家邮政局办公室关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函〔2015〕39号），学校以EMS方式邮寄毕业生档案。

  2.学院为档案袋（内附学生档案目录）贴封条、盖学工办公章，在转递单上签署辅导员姓名、盖学工办公章；

  3.学院将学生档案袋和档案目录装入邮政袋加封后盖学工办公章，正面贴转运单、背面贴回执袋（内附回执单）。

  4.注意事项：

  （1）邮政袋的转运单、档案袋与回执单须是同一个（批）人的；

  （2）邮局每天上下午各转递一次学生档案（送转运单、回执单和取件）。

七、长春市人才服务中心的接收要求

  1.到档案馆网站下载并填写《高校毕业生存档人员统计表》，下载地址：

      /dag/info/1072/1463.htm

  2.长春市城区不包含双阳区、九台区、榆树市、德惠市、农安县、公主岭市，如长春市第150中学、第151中学等。

  3.户籍地非长春城区、户口现为长春城区的，需要提供户口簿中户主和本人所在页的复印件（随统计表一起交给档案馆)。

八、教育部留学服务中心的接收要求

  1.登录http://zwfw.cscse.edu.cn，点击“出国（境）存档”栏目在线申请开具调档通知单。

  2.审核通过后，登录系统打印调档通知单，全程在线办理。

  3.在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”填报档案转寄信息，填写内容如下 ：　　

  （1）档案转寄单位：教育部留学服务中心

  （2）档案转寄地址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层

  （3）档案转寄单位邮编：100080

  （4）档案转寄单位收件人：留学人员档案管理处

  （5）收件人联系方式：010-62677800

  4.邮寄档案时，须将“调档通知单”的下联沿虚线剪下，贴于密封的档案袋封面一同寄送，否则予以退回。

九、查询邮寄信息

  邮局取件后，档案馆将邮寄信息上传至“毕业生档案去向查询系统”，一周后可登录系统查询转递信息，查询地址：

      /dag/index/dayd.htm

十、工作提示

  1.因学校仅为毕业生支付一次档案邮寄费用，退档的，自第二次邮寄起自付邮费；提前调档的，自付邮费（剩余档案由学校支付邮费）。

  2.提前邮寄的档案，由学院统一填报《毕业生提前邮寄档案汇总表》，工作表格下载地址：

      /dag/info/1072/1325.htm

  3.请到指定网址下载工作表格。

  4.填写EXCEL表格时不要修改公式，否则会影响自动填写的栏目。

  5.退回的毕业生档案，暑假开学后由学院统一登记、补寄档案。

吉林388vip太阳集团档案馆

2025年6月3日

初审： 康楚楚      复审：张立彬       终审：王继奎